La Firma Digitale è l’equivalente informatico della tradizionale firma apposta su carta e permette infatti di firmare e attestare un qualunque tipo di file digitale (un testo, un PDF, una e-mail, un’immagine). Integra e sostituisce l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere.
Tecnicamente la firma digitale è il risultato di una procedura informatica basata su tecniche o chiavi crittografiche (la crittografia è un sistema di sicurezza informatico pensato per rendere illeggibile un messaggio a chi non possiede la soluzione, la chiave appunto, per decodificarlo) che consente di associare in modo indissolubile un numero binario (la firma) a un documento informatico.
Indice
Lo scopo della Firma Digitale
La funzione della Firma Digitale è quella di garantire autenticità, integrità e validità di un documento informatico: quindi attesta l’identità del firmatario, assicura che il documento digitale non venga modificato o ripudiato dopo l’apposizione della firma e ne certifica la validità e la veridicità.
Conferisce anche validità legale a documenti giuridici pubblici come dichiarazioni o atti amministrativi e privati come contratti. L’equivalente di un documento firmato con firma digitale è un atto cartaceo stipulato dinanzi a un notaio.
Chi utilizza la Firma Digitale
I fruitori della Firma Digitale sono privati cittadini, liberi professionisti ed imprese che possono firmare documenti elettronici (pdf) online senza recarsi fisicamente ad apporre la firma negli uffici pubblici e privati.
Qualunque cittadino può dotarsi di firma digitale: basta aver compiuto 18 anni, essere in possesso di codice fiscale e di carta di identità in corso di validità.
Nel mondo privato la Firma Digitale è utilizzata da un numero sempre maggiore di aziende nei procedimenti digitalizzati e nella gestione documentale dematerializzata. Si firmano in questo modo i bilanci aziendali e la presentazione di specifici atti amministrativi alla pubblica amministrazione. Per le aziende diventa, però, obbligatoria per autenticare le fatture elettroniche emesse verso la pubblica amministrazione, rimanendo comunque facoltativa, anche per i privati, nelle compravendite.
Molte categorie professionali come i geometri, gli architetti, gli avvocati sono obbligati ad avere la firma digitale per accedere ai servizi telematici fondamentali per il loro lavoro (processi telematici, visure, catasto, etc). Gli avvocati utilizzano la firma digitale sia per gli atti dei procedimenti giudiziari telematici che per accedere a precisi servizi ministeriali.
I vantaggi della Firma Digitale
I vantaggi di apporre la firma digitale su un documento sono molto significativi: maggiore efficienza (non bisogna più stampare e poi scannerizzare), riduzione dello spazio occupato dai fogli stampati, maggiore velocità nella ricerca dei file sui dispositivi digitali rispetto che in formato cartaceo e benefici ambientali dovuti al minor consumo di fogli e toner.
Altri elementi da considerare sono la rapidità e la facilità di apporre la firma digitale su un documento informatico all’insegna della massima sicurezza. La Firma Digitale fa parte di quei servizi telematici pubblici che servono a velocizzare le procedure online ed eliminare la burocrazia cartacea.
A chi richiedere la Firma Digitale
La Firma Digitale può essere richiesta ai prestatori di servizi fiduciari ufficialmente riconosciuti da AGID (Agenzia per l’Italia Digitale) che in Italia sono 18 e troviamo l’elenco completo al link agid.gov.it/it/piattaforme/firma-elettronica-qualificata/prestatori-di-servizi-fiduciari-attivi-in-italia . Ogni provider ha una sua procedura, un suo kit di installazione e un suo listino prezzi. Il cittadino, per ottenere la firma digitale, deve sempre recarsi personalmente dal proprio certificatore, che ha l’obbligo di richiedere un documento di identità per identificarlo con certezza.
Gli imprenditori individuali e gli amministratori di società possono richiedere la firma digitale direttamente alle Camere di Commercio della Provincia in cui ha sede l’azienda.
Come funziona la Firma Digitale
Per utilizzare la firma digitale bisogna acquistare un Kit che è costituito da un dispositivo che può essere una Smart Card o una Chiavetta USB che contiene un certificato digitale con il quale si può apporre la firma ai propri documenti digitali.
Il Kit generalmente contiene anche un Certificato chiamato CNS (La Carta Nazionale dei Servizi) che serve ai richiedenti per accedere ai servizi online della Pubblica Amministrazione anche tramite SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale): Agenzia delle Entrate, Fisconline, Registro delle Imprese, Inps, Equitalia ed altri.
Quanto costa la Firma Digitale
In generale il costo base è di 25/30 euro + IVA. Il costo sale se si sceglie il chip installato in un token USB che fa anche da lettore il chip medesimo. La fascia è tra i 60 e gli 80 euro circa sempre più IVA. Il costo di acquisto firma digitale Poste è di 51 euro + IVA per il Kit completo firma digitale Poste Italiane compresi i costi di spedizione.
Alcuni ordini professionali e le Camere di Commercio in sede di iscrizione dell’impresa rilasciano gratuitamente il dispositivo di firma. Ovviamente anche le aziende lo fanno per i soggetti che svolgono attività professionali per le quali serve la firma digitale.
Durata del certificato di Firma Digitale
Il certificato di firma è valido per 3 anni, scaduti i quali non è più possibile rinnovarlo e diventa quindi necessario effettuare un nuovo acquisto. Il rinnovo quindi deve essere effettuato entro i termini, anche perché per il rinnovo è necessario firmare i documenti digitalmente e quindi con certificato scaduto la cosa non è più possibile.
RIFERIMENTI NORMATIVI
- Direttiva Europea 1999/93/CE
- Regolamento europeo eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature) n. 910 del 23 luglio 2014 (2014/910/UE)
- Codice di Amministrazione Digitale (CAD) Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 come modificato dal Decreto legge 30 dicembre 2019, n. 162